Θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί;
12 Ιούν 2024

Θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί; Δείτε πώς δομούν τα χρονοδιαγράμματα τα στελέχη της Google

Αυτές οι πέντε τακτικές μέσα από τη Google θα σας βοηθήσουν να εστιάσετε και να προστατέψετε τον χρόνο σας, αν θέλετε να είστε πιο παραγωγικοί …

Όταν ένα στέλεχος της Google αισθάνεται αντιπαραγωγικό, έχει ένα μυστικό όπλο: μπορεί να καλέσει τον εσωτερικό εμπειρογνώμονα παραγωγικότητας της εταιρείας για βοήθεια.

Το όνομά της είναι Laura Mae Martin. Ξεκίνησε στις πωλήσεις στη Google και ήταν τόσο αποτελεσματική, που τελικά μετακόμισε στο γραφείο του Διευθύνοντος Συμβούλου, ο οποίος καθοδηγεί ανώτερα στελέχη για το πώς να διαχειρίζονται το χρόνο τους. Ξεκινά ζητώντας από τα στελέχη να προσδιορίσουν τις τρεις κορυφαίες προτεραιότητές τους και στη συνέχεια τις βάζει να δουλέψουν.

«Αφού ρωτήσω ένα στέλεχος που καθοδηγώ ποιες είναι οι τρεις πρώτες προτεραιότητές του», γράφει η Martin στο νέο της βιβλίο, Uptime, «βγάζω το τυπωμένο ημερολόγιό τους από τις τελευταίες εβδομάδες. Τους δίνω ένα highlighter και τους ζητώ να κυκλώσουν κάθε συνάντηση, εργασία ή μεμονωμένο χρόνο εργασίας που σχετίζεται με αυτές τις τρεις προτεραιότητες. Γρήγορα αρχίζει να γίνεται σαφές κατά πόσο ο χρόνος που δαπανάται ευθυγραμμίζεται ή όχι με τις προτεραιότητες.

Εάν αισθάνεστε ότι οι μέρες σας είναι εκτός ελέγχου, ή αν προσθέτετε περισσότερα στοιχεία από αυτά που διαγράφετε από τη λίστα υποχρεώσεων σας, ίσως θέλετε να εκτελέσετε μια άσκηση όπως αυτή.

Και αυτό είναι μόνο η αρχή.

Ακούσαμε την Martin στο podcast, Problem Solvers, όπου αναλύει  πώς να προσδιορίστε τις προτεραιότητές σας, πώς να πείτε όχι σε πράγματα που δεν ταιριάζουν με αυτές και πώς να δημιουργήσετε μια “χοάνη λίστας (list funnel)” για να κρατάτε τον εαυτό σας σε καλό δρόμο.

Μπορείτε να διαβάσετε παρακάτω, πέντε σύντομες συμβουλές από το βιβλίο της Uptime που είναι ιδιαίτερα εντυπωσιακές:

1. Πώς να καθαρίσετε τη λίστα υποχρεώσεων σας

Εάν η λίστα με τις υποχρεώσεις σας έχει γίνει πολύ μεγάλη, η Martin προτείνει να δημιουργήσετε μια λίστα με κυριολεκτικά όλα όσα πιστεύετε ότι μπορείτε ή πρέπει να κάνετε. Στη συνέχεια, γράφει:

Αναγνωρίζω περίπου το ένα τρίτο των πραγμάτων στη λίστα που έχουν χαμηλότερη προτεραιότητα. Αυτά είναι συνήθως τα πράγματα που έχω στο μυαλό μου να κάνω για λίγο και συνεχίζω να μεταφέρομαι χωρίς να τα κάνω από λίστα σε λίστα. Στη συνέχεια, για καθένα από αυτά τα στοιχεία κάτω-τρίτου αναρωτιέμαι:

Ποιο είναι το χειρότερο πράγμα που θα συνέβαινε αν δεν το έκανα ποτέ αυτό; Υπάρχει κάποιος άλλος τρόπος για να γίνει αυτό χωρίς να το κάνω εγώ; Υπάρχει κάποιος τρόπος για να ασχοληθώ λίγο με αυτό και να προχωρήσω από αυτό;

Αυτές οι ερωτήσεις μπορούν να σας κάνουν να σκεφτείτε πώς να αναθέσετε, πώς να βελτιστοποιήσετε την εργασία σας και πώς να περικόψετε τις δυσκολίες όπου είναι δυνατόν.

Αυτές οι ερωτήσεις, λέει, θα σας βοηθήσουν να αποφασίσετε ποιες εργασίες αξίζει να αναθέσετε σε κάποιον άλλο, να απλοποιήσετε ή ίσως ακόμη και να παραλείψετε εντελώς.

2. Πώς να προγραμματίσετε επείγουσες εργασίες

Εδώ είναι ένα γνωστό πρόβλημα: η μέρα σας είναι γεμάτη με διαδοχικές συναντήσεις  και μετά εμφανίζεται κάτι επείγον. Πότε πρέπει να κάνετε αυτό το επείγον; Έχετε δύο επιλογές: μπορείτε είτε να ακυρώσετε μία από τις συναντήσεις σας, είτε να εργαστείτε αργότερα μέσα στη νύχτα.

Υπάρχει καλύτερος τρόπος: βάλτε ένα “επείγοντα χρονικό φραγμό” στο ημερολόγιό σας κάθε μέρα. Η Μάρτιν εξηγεί πώς λειτουργεί αυτό για τον Διευθύνοντα Σύμβουλο του Google Cloud, Thomas Kurian:

Το ρυθμίζει για την ίδια ώρα κάθε μέρα. Με αυτόν τον τρόπο, αν προκύψουν επείγοντα πράγματα, υπάρχει πάντα χρόνος να τα οργανώσει χωρίς να επηρεαστεί το υπόλοιπο ημερολόγιό του. Επίσης, η ομάδα του γνωρίζει ότι αυτό το χρονικό διάστημα είναι το ίδιο κάθε μέρα, έτσι όποιος χρειάζεται να μιλήσει επειγόντως μαζί του μπορεί να προγραμματίσει τον χρόνο του ανάλογα. Αν δεν προκύψει κάτι επείγον, αυτό γίνεται ο χρόνος εργασίας του ή μια ευκαιρία να ελέγξει το email. Αυτό είναι παρόμοιο με τις ώρες γραφείου που τηρούν οι καθηγητές κολεγίου. Είναι πάντα διαθέσιμο και πάντα την ίδια στιγμή, αλλά αν δεν έρθει κανείς να συνομιλήσει, γίνεται χρόνος εργασίας.

Η Μάρτιν λέει ότι ένα άλλο στέλεχος της Google το κάνει αυτό, αλλά με μια αξιοσημείωτη διαφορά. Το στέλεχος δεν λέει στην ομάδα της πότε είναι το επείγον μπλοκ. Με αυτόν τον τρόπο, αν κανείς δεν το χρειάζεται, μπορεί να αξιοποιήσει αυτόν τον χρόνο για τον εαυτό της.

3. Πώς να εστιάσετε σε μεγαλύτερα πράγματα

Εάν έχετε κάτι σημαντικό να κάνετε, μπλοκάρετε τον χρόνο για αυτό στο ημερολόγιό σας. Αλλά, μερικές φορές, γράφει ο Μάρτιν, θα πρέπει να μπλοκάρεις μια ολόκληρη μέρα:

Μην υποτιμάτε την αξία της περιστασιακής απρογραμμάτιστης ημέρας. Εάν έχετε τη δυνατότητα να κάνετε μια ημέρα «χωρίς συνάντηση» στο πρόγραμμά σας, πάρτε την! Μια μέρα χωρίς καθόλου συναντήσεις ή δεσμεύσεις είναι τόσο διαφορετική από μια μέρα με έστω και μια συνάντηση τριάντα λεπτών στις 2:00 μ.μ. Για κάποιο λόγο, το να έχετε έστω και μία δέσμευση αξίζει περισσότερο από τριάντα λεπτά, επειδή ολόκληρη η μέρα σας πρέπει ακόμα να κυλάει γύρω από αυτήν.

Αυτό, γράφει η Martin, σας βοηθά να αισθάνεστε «έχοντας τον απόλυτο έλεγχο του τι πρέπει να κάνετε και πότε θέλετε να το κάνετε, και σας φέρνει ξανά σε επαφή με τα φυσικά μοτίβα παραγωγικότητας».

4. Πώς να αντιμετωπίσετε τεράστια έργα

Έχετε ένα μεγάλο έργο που δεν είναι εφικτό να ολοκληρωθεί σε μία συνεδρίαση; Είναι συχνά δύσκολο να ξεκινήσετε έργα σαν αυτό, γιατί φαίνονται τόσο τρομακτικά και είναι ακόμα πιο δύσκολο να συνεχίσετε να εργάζεστε πάνω σε αυτά μέρα με τη μέρα.

Δοκιμάστε αυτό, γράφει η Μάρτιν: Σταματήστε στη μέση.

Όταν εργάζεστε σε μια μεγαλύτερη, συνεχή εργασία που δε μπορεί να ολοκληρωθεί σε μία συνεδρίαση, συνήθως είναι σωστό να βρείτε ένα φυσικό σημείο στάσης—όπως το τέλος ενός email ή το τέλος μιας ενότητας έργου. Απομακρύνεστε σε αυτό το σημείο και το αφήνετε μέχρι την επόμενη φορά που θα το δουλέψετε, όταν θα ξεκινήσετε στην αρχή μιας νέας ενότητας. Κατά ειρωνικό τρόπο, αυτό αποτελεί ένα ακόμη σημείο εκκίνησης που πρέπει να ξεπεράσει ο εγκέφαλός σας. Είναι σαν να ξεκινάτε μια μεγάλη εργασία από την αρχή. Εναλλακτικά, το να σταματήσετε στη μέση ενός πράγματος σας διευκολύνει να επιστρέψετε σε αυτό που κάνατε και να ξεκινήσετε ξανά.

Η Μάρτιν λέει ότι το έκανε αυτό με το βιβλίο της. Αντί να σταματήσει τη δουλειά μιας ημέρας στο τέλος ενός κεφαλαίου, θα σταματούσε στη μέση ενός κεφαλαίου – κάτι που τη διευκόλυνε να συνεχίσει την επόμενη μέρα. «Αν εργάζεστε σε μεγάλα έργα πολλαπλών βημάτων», συμβουλεύει, «προσπαθήστε να σταματήσετε σε ένα σημείο που ο εγκέφαλός σας γνωρίζει ήδη το επόμενο πράγμα που πρέπει να κάνει».

5. Πώς να κάνετε τις συναντήσεις σας πιο αποτελεσματικές

Οι συναντήσεις μπορεί να διαρκέσουν πολύ, αλλά δε χρειάζεται! Η Martin προτείνει τη δημιουργία συντομότερων ωρών συναντήσεων, όπως check-in 15 λεπτών, που αναγκάζει όλους να είναι πιο συνοπτικοί και συγκεντρωμένοι. «Η σπανιότητα γεννά την καινοτομία», γράφει.

Προσφέρει το “Lightening Talks” της Google ως παράδειγμα:

Μια από τις αγαπημένες μου δραστηριότητες που είναι κοινές στη Google, είναι το Lightning Talks, όπου οι παρουσιαστές έχουν μια διαφάνεια και τρία λεπτά για να διδάξουν κάτι στο κοινό, να πάρουν την ιδέα τους, να εξασκήσουν ένα βήμα πωλήσεων ή να ενημερώσουν ένα έργο. Οι παρουσιάσεις χρονομετρούνται αυτόματα, έτσι ώστε μετά από τρία λεπτά, να εμφανιστεί η επόμενη διαφάνεια και να “εκκινήσουν” από τη σκηνή. Το κοινό έχει εντολή να χειροκροτήσει δυνατά όταν δει την επόμενη διαφάνεια, ώστε οι παρουσιαστές να γνωρίζουν ότι είναι ώρα να φύγουν.

Είναι εκπληκτικό το πόσο αποτελεσματική είναι η διαδικασία, όταν ο παρουσιαστής γνωρίζει εκ των προτέρων ότι έχουν μόνο τρία λεπτά για να επηρεάσουν. «Τονίζουν την ουσία». Κάνουν τη μία διαφάνεια τους οπτικά διεγερτική και συμπαγή, συμπεριλαμβανομένων μόνο των πιο σημαντικών στοιχείων. Έχουν μια ευκαιρία να επηρεάσουν και την αξιοποιούν στο έπακρο. Για να μην αναφέρουμε ότι το κοινό είναι ιδιαίτερα αφοσιωμένο, επειδή οι πληροφορίες είναι συνοπτικές και δεν του ζητείται να ακούσουν τίποτα περίεργο.

Τώρα όλοι έχουν δεσμευτεί, όλοι προχωρούν γρήγορα και πολλά επιτυγχάνονται σε σύντομο χρονικό διάστημα, κάτι που δεν μπορείτε να πείτε για τις περισσότερες συναντήσεις!

Αν βρήκατε χρήσιμο το άρθρο αυτό, τότε μπορεί να σας ενδιαφέρει κι αυτό ΕΔΩ

ΦΡΟΝΤΙΣΤΗΡΙΑ Μ.Ε. “ΕΡΕΙΣΜΑ”

  • Πατρόκλου 25, Λαμία – 2231307114
  • Λιανοκλάδι

Βρείτε μας & ακολουθήστε μας:

Instagram

Youtube

Facebook

Twitter

Tik Tok